先にまとめを書いておきます。

  • 契約書を電子化することにより以下のメリットがある
    • 紙の削減（地球に優しい）
    • 郵送の手間が省ける（時間の節約）
    • 印紙代が節約できる（お金の節約）
  • 弊社における契約書電子化の現状
    • 弊社が作成する契約書は電子化している
    • 弊社の取引先様に対しても、契約の電子化をお願いしている
  • 契約書電子化のやり方
    • 電子メールで添付
    • 専用のサービスを使う

メリット

紙の削減

当たり前ですが、契約書を紙に印刷しないで電子的に送る事により、紙が削減できますし、契約書を印刷する際のプリンタのインク・電気代等も削減できます。

もちろん、サーバーの容量や通信などにかかる電気代などはゼロとは言えませんが、紙の契約書を印刷する場合の環境負荷に比べたら微々たるものでしょう。

郵送の手間が省ける

大手の会社であれば契約事務関連で専任のスタッフなどもいると思いますが、零細企業である弊社の場合、取引先様との契約書の印刷・押印、その後、封筒に入れて宛名を書いて郵便局に持って行って、というのは大体が代表の私がやっています。

私はほぼ全ての業務を toggl を使ってかかった時間を計測しているんですが、契約1件に対して少なくとも30分程度はかかります。それに対して、電子的な契約の場合、5〜10分で済みます。

ちなみに、後述しますが、業務委託契約を結んでいるパートナーの方との契約は電子化してますが、これを紙でやろうとすると相当な時間がかかると思います。

印紙代が節約できる

よくある業務委託契約（請負・準委任問わず）の場合、基本契約書を結んだ上で、個別契約書で金額・期間・スコープなどを定めることが多いと思います。その場合に必要な印紙税は以下の通りです。

  • 基本契約書: 印紙税4000円
  • 個別契約書: 印紙税200円〜

契約書を電子化することにより、印紙税は不要とのことですので、これも零細企業に取っては非常に大きいです。

弊社における契約書電子化の現状

弊社対業務委託先

弊社は、フリーランスの方や他社で会社員をしている方が副業として働いているケースが多く、それらの方々とは業務委託契約を結んでいますが、その場合の契約書は全て電子化しています。

業務委託契約を結んでいる方は累計で数十人、実際に稼働している方も常時10〜15人程度いて、殆どの方は3ヶ月単位で個別契約を更新しています。平均すると毎月3〜5件程度契約更新をしなければいけないのですが、それを紙でやるとすると大変です。

弊社対取引先様

これは、取引先様に合わせており、現状だと紙でやり取りしているお客様が大半です。ただ、今後は、折を見て上述のメリットなどを提示しつつ電子化をお願いしていこうと思っています。お互いにメリットがある話ですので。

契約書電子化の方法

電子メールを使った単純な方法

これは弊社が以前行っていた方法ですが、WordやPDFで契約書のファイルを作成し、相手方に添付ファイルで送ります。相手方からは「同意します」という返信をもらった時点で契約完了とする方法です。

ある取引先様では、同意の返信時に、契約書のファイルを改めて添付してもらうという方法を取っていました。その方が、その返信メールを保存しておくだけで、契約内容とそれに対する同意である事がすぐに分かるので、より良い方法かなと思います。

電子契約

現在では電子契約書に特化したサービスが沢山出ています。以下のようなまとめページが色々ありますので、比較検討してみて下さい。

電子契約とは | システム＆サービス比較14選・メリット – 電子署名が可能にした法的有効性 – 電子契約システム | ボクシルマガジン

弊社では、GMO Agree というサービスを使用しています。

まとめ

契約書の電子化はメリットが沢山あります。お金も時間も節約できて環境にも優しく、良いことずくめです。

弊社では、業務委託の方との契約は全て電子化しておりますが、取引先様にも今後は電子化をお願いしていこうと思います。